Zonguldak İl Özel İdaresinin 2024-2026 dönemindeki evrak ve belge yönetimi süreçleri iç denetimden geçti. İl Genel Meclisine sunulan raporda, kurumun arşiv güvenliğinden elektronik yazışmalara kadar incelenen işlemlerinin mevzuata uygun yürütüldüğü belirtildi.
EVRAK İŞLEMLERİ MERCEK ALTINA ALINDI
İl Genel Meclisi Başkanı Necdet Karaveli yönetiminde gerçekleştirilen kasım ayı 8’inci birleşiminde, İç Denetçi Sinan Ayaşlı tarafından hazırlanan 2026-1 numaralı iç denetim raporu ele alındı.
“Evrak İşlemleri Süreci” başlıklı raporda, İl Özel İdaresinin resmî belgelerin hazırlanması, saklanması ve ilgili kurumlara gönderilmesine yönelik uygulamaları değerlendirildi.
ARŞİV GÜVENLİĞİNDE OLUMSUZLUK TESPİT EDİLMEDİ
Denetim kapsamında fiziksel arşivlerin güvenlik koşulları da incelendi.
Arşiv alanlarının güvenlik kameralarıyla izlendiği, yangın riskine karşı duman algılama sistemlerinin bulunduğu bildirildi.
Belgelerin dosyalanması, klasörlerin etiketlenmesi ve saklama sürelerinin belirlenmesine ilişkin işlemlerin de ilgili kurallara uygun yürütüldüğü kaydedildi.
Ayrıca saklama süresi dolan belgelerin ayıklanması ve imhasına yönelik komisyon süreçlerinde mevzuata aykırı bir durum belirlenmediği ifade edildi.
ELEKTRONİK İMZA VE TEBLİGATLAR DA İNCELENDİ
Kurumun dijital belge yönetimi, elektronik imza uygulamaları ve PTT aracılığıyla gerçekleştirilen resmî tebligat işlemleri de denetim kapsamına alındı.
Raporda, incelenen yazışma ve tebligat süreçlerinin yasal düzenlemelere uygun şekilde yürütüldüğü belirtildi.
İç denetim sonuçlarının meclis üyelerinin bilgisine sunulmasının ardından diğer gündem maddelerine geçildi. Kasım ayı 8’inci birleşimi, bir sonraki toplantının tarih ve saatinin belirlenmesiyle tamamlandı
