Çevrimiçi ilerleyen hazırlık sürecinin ardından yüz yüze gerçekleştirilen toplantıya akademik ve idari birimlerden geniş katılım sağlandı. Görüşmede KBÜ’yü, Rektör Yardımcısı ve Bilimsel Yarışmalar Koordinatörü Prof. Dr. Hasan Solmaz, Genel Sekreter Lütfü Köm, koordinatörlük temsilcileri ve komisyon üyeleri temsil etti. İstanbul Üniversitesi tarafında ise ilgili birimlerin yetkilileri fikir ve değerlendirmelerini aktardı.
Organizasyon yapısı, iş birliği modelleri, etkinlik çeşitliliği ve öğrenci katılımı gibi konular toplantının ana gündemini oluşturdu. KBÜ Bilimsel Yarışmalar Koordinatörlüğü Sosyalfest Birim Sorumlusu Doç. Dr. Hakan Vargün, yaptığı sunumla festivalin kapsamı, koordinasyon süreçleri ve ortak çalışma alanlarına ilişkin bilgi verdi.
Planlamalar kapsamında festival alanlarının düzenlenmesi, yarışmalar, atölyeler, uygulamalı etkinlikler ve takvimlendirme konuları değerlendirilerek hazırlık sürecinin yol haritası şekillendirildi. Ayrıca iki üniversite arasındaki iletişim ve operasyonel süreçlerde takip edilecek koordinasyon yöntemleri belirlendi.
Sosyalfest’in sosyal bilimler, kültür, sanat, teknoloji ve girişimcilik alanlarında gençlere geniş bir etkileşim ve deneyim ortamı sunmasının hedeflendiği ifade edildi.